Importer et exporter des transactions
Une facture de vente ou un devis de vente d'un fournisseur est importé dans Sage 50 Comptabilité comme facture d'achat ou devis. Un bon de commande envoyé par un client est importé comme un bulletin de vente.
En tant que client, vous pouvez donc importer des devis et des factures d'achat et exporter des commandes. En tant que fournisseur, vous pouvez exporter des devis de vente et des factures et importer des bulletins de vente.
Vous pouvez uniquement importer et exporter des transactions si vos fournisseurs et clients respectent les conditions préalables suivantes :
- Ils utilisent Sage 50 Comptabilité.
- Ils utilisent des programmes de courriel avec Sage 50 Comptabilité.
- Ils n'utilisent pas de devises étrangères.
- Ils ont préparé vos enregistrements dans leur programme Sage 50 Comptabilité pour importer et exporter des transactions.
Pour préparer un enregistrement de client ou de fournisseur afin d'importer et exporter des transactions
Vous devez configurer votre enregistrement de fournisseur ou votre enregistrement de client pour pouvoir importer ou exporter des transactions sans problème.
Ces paramètres incluent :
- Ajouter l'adresse de courriel d'un client ou d'un fournisseur à son enregistrement dans votre fichier d'entreprise Sage 50 Comptabilité.
- Identifier le client ou le fournisseur comme étant un utilisateur de Sage 50 Comptabilité dans votre fichier d'entreprise.
- Votre client ou fournisseur doit vous identifier dans ses enregistrements comme utilisateur de Sage 50 Comptabilité dans son fichier d'entreprise de Sage 50 Comptabilité.
- (Facultatif) Si vous souhaitez envoyer régulièrement les transactions par courriel à un fournisseur ou à un client, configurez leurs préférences de transactions par courriel dans l'enregistrement client ou fournisseur.
- Si votre client ou fournisseur utilise des numéros d'articles différents des numéros d'articles pour les biens ou services, vous devez faire correspondre leurs numéros d'article ou de service avec les numéros d'articles que vous utilisez dans vos enregistrements. Vous devez faire la configuration qu'une seule fois pour chaque article.
Exporter une transaction
Exporter une transaction est aussi simple qu'envoyer par courriel la transaction à votre client ou fournisseur. Lorsque votre client ou fournisseur reçoit ce courriel et ouvre le fichier joint importé, Sage 50 Comptabilité importe automatiquement ce fichier dans votre enregistrement d'entreprise.
Remarque :
Les fournisseurs et clients qui utilisent une version de Sage 50 Comptabilité antérieure à la vôtre peuvent ne pas être capables d'importer les transactions que vous leur envoyez.
Si vous utilisez des divisions, tout montant que vous importez est ajouté au compte et à la division que vous précisez dans vos comptes associés.