Administration du système

Vos livres comptables sont essentiels. Ils vous aident à facturer vos clients, payer vos factures à temps et fournir les informations dont vous avez besoin pour planifier l'expansion et la rentabilité de votre entreprise. Puisque vos fichiers d’entreprise sont importants, vous devez prendre le temps nécessaires pour garantir la protection et la sécurisation de vos données financières. L’utilisation d’un calendrier de sauvegarde vous fait gagner du temps et produit régulièrement une copie de sauvegarde.

Implicitement, Sage 50 Comptabilité s’assure que les données d'entreprise et les données de sécurité dans vos fichiers de sauvegarde sont intactes et peuvent être restaurées. Si vous faites une erreur que vous voulez annuler ou vos fichiers sont endommagés ou supprimés de façon accidentelle, alors restaurez vos données à partir de votre sauvegarde la plus récente. Pour en savoir plus, recherchez Comment faire une sauvegarde de mon entreprise.

Lorsque vous créez votre entreprise, Sage 50 Comptabilité crée automatiquement un profil d’utilisateur, appelé sysadmin. Cet administrateur a tous les accès aux données de votre entreprise. Il s’agit du seul utilisateur qui peut ajouter de nouveaux utilisateurs, assigner des droits d’accès et mots de passe aux autres utilisateurs et établir les préférences de Sage 50 Comptabilité à l’échelle de l’entreprise. Même si vous êtes le seul utilisateur, vous devez assurer la sécurité par mot de passe de l’utilisateur sysadmin, puis créer un nouveau profil d’utilisateur pour vous-même.

Si vous planifiez d’accéder aux données de Sage 50 Comptabilité à partir d’autres programmes, tels que Microsoft Access, vous devez attribuer les droits d’accès d'un tiers aux utilisateurs de Sage 50 Comptabilité et la protection par mot de passe.

Créez des utilisateurs supplémentaires pour :

• Limiter l’accès à certaines zones du programme dont les utilisateurs ont besoin dans le cadre de leur travail. Par exemple, il n’est pas nécessaire que tous vos employés connaissent le solde courant des comptes bancaires de votre entreprise.
• Vous protéger contre le vol et le détournement de fonds. Si vous attribuez un nom à chaque utilisateur, vous pourrez toujours identifier la personne qui a travaillé avec vos dossiers financiers.
• Laissez travailler plusieurs personnes dans Sage 50 Comptabilité Supérieur et Sage 50 Comptabilité Quantum en même temps.

Pour configurer des utilisateurs additionnels, vous devez d'abord créer un mot de passe pour l'administrateur de Sage 50 Comptabilité, sysadmin. Cliquez sur Modifier, puis entrez un mot de passe. Votre mot de passe doit être « sécurisé », c’est-à-dire contenir une combinaison de 5 à 7 chiffres et de lettres, difficile à deviner. Pour en savoir plus, recherchez En savoir plus sur la sécurité et les droits d’accès.

Rôles dans Sage 50 Comptabilité Quantum

Dans un environnement multi-utilisateurs, des rôles peuvent accorder rapidement aux utilisateurs de comptabilité un ensemble prédéfini de droits d'accès aux données de l'entreprise. Les rôles sont fonction des droits d'accès disponibles aux utilisateurs, sauf les autorisations d’accès aux données d’entreprise par les produits tiers (par exemple, Crystral Report ou Microsoft Access). Seul l’utilisateur sysadmin est autorisé à créer, attribuer et supprimer des rôles pour les utilisateurs de comptabilité.

Donnez un nom et une description au rôle, puis sélectionnez les droits d'accès. Cliquez sur Rapports avancés pour limiter l'accès à des rapports d'opérations bancaires et d'entreprise spécifiques.

Lorsqu'un rôle a été créé, celui-ci peut être attribué à un nombre d'utilisateurs. Vous pouvez facilement attribuer de nouveaux rôles à un personnel existant ou accorder au nouveau personnel les mêmes droits d'accès de Sage 50 Comptabilité que le personnel actuel ou personnel de fin d'emploi. Pour en savoir davantage sur la configuration des rôles, cherchez Ajouter un rôle.