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Créer une entreprise consolidée
L'assistant de consolidation vous guide tout au long du processus de création d'une entreprise consolidée en suivant quelques étapes simples. Lorsque vous exécutez l'assistant, un plan comptable est créé pour la société mère consolidée. Il est basé sur le plan comptable de la société mère. Pour garantir la précision de vos rapports, l'assistant de consolidation vous aide à associer les comptes des filiales au plan comptable de la société mère consolidée.
Avant de créer une entreprise consolidée, exécutez les tâches suivantes
- Assurez-vous que toutes les entreprises à consolider ont été mises à niveau à la même version de Sage 50 Comptabilité.
- Identifiez la société mère.
- Identifiez une ou plusieurs filiales.
- Assurez-vous que chaque entreprise ait une raison sociale et un nom de fichier unique et que son exercice soit le même.
- Assurez-vous que la société mère soit en mode mono-utilisateur et que les filiales soient fermées.
- Préparez les comptes pour la correspondance de comptes :
- Les comptes de chaque filiales devraient correspondre à ceux de la société mère. Si le moindre numéro de compte diffère, l'assistant de consolidation associe automatiquement les comptes comme suit:
- Si le numéro de compte d'actif de la filiale contient moins de chiffres que celui de la société mère consolidée, alors Sage 50 Comptabilité ajoute des zéros additionnels à la fin du numéro des comptes d'actif de chaque filiale.
- Si le numéro de compte d'actif de la filiale contient plus de chiffres que celui de la société mère consolidée, alors Sage 50 Comptabilité tronque chaque numéro de compte d'actif de la filiale afin de correspondre à la même longueur que celui de la société mère.
- Si le compte d'une filiale ne peut pas correspondre à celui de la société mère, vous devez mapper les numéros de compte manuellement (ce qui peut être fait rapidement et facilement en exécutant l'assistant de consolidation).
Remarque : La règle établie pour le même exercice devrait également s'appliquer à toute entreprise ayant des transactions dans les exercices précédents et les exercices suivants.
Si, par exemple, le numéro de compte d'actif de la société mère est 168000, alors le compte d'actif numéro 1680 de la filiale devient 168000.
Si, par exemple, le numéro de compte d'actif de la société mère est 1680, alors le compte d'actif numéro 1680911 de la filiale devient 1680.
Remarque : Vous ne pouvez pas visualiser les divisions durant le mappage de compte.
Pour créer une entreprise consolidée :
- Ouvrez une filiale ou une société mère. Si l'accès est sécurisé, saisissez le mot de passe de l'administrateur du système.
- À la fenêtre d'accueil, dans le menu Fichier, cliquez sur Consolider l'entreprise.
- Cliquez sur Suivant pour lancer l’assistant. Spécifiez s'il s'agit de la société mère ou d'une filiale.
- Entrez le nom de fichier de l'entreprise consolidée. L'assistant crée un nouveau fichier de données (.CDB) pour l'entreprise consolidée. Cliquez sur Suivant pour poursuivre.
- Cliquez sur Ajouter pour indiquer une ou plusieurs filiales, puis cliquez sur Suivant pour continuer.
- Sélectionnez l'entreprise et cliquez sur Associer pour associer manuellement les comptes.
- Choisissez d'afficher tous les comptes non mappés. À côté de chaque compte non mappé de la filiale, cliquez sur le bouton Chercher dans la colonne Comptes de la société mère consolidée pour identifier un compte de la société mère à mapper.
- Cliquez sur OK lorsque tous les comptes correspondent.
- Répétez les étapes 6 à 8 pour chaque filiale dont les comptes doivent être mappés.
- Cliquez sur Suivant et terminez l'assistant. L'assistant de configuration récupère les soldes d'ouverture et les transactions de l'exercice en cours des filiales pour les associer à la société mère consolidée.
Remarque : Les utilisateurs autorisés à accéder à la société mère, peuvent avoir accès à la société mère consolidée.
À la page Comptes associés, l'assistant de consolidation procède automatiquement à la correspondance des numéros de compte de la société mère à ceux de chaque filiale (conformément aux conditions décrites ci-dessus dans la section «Avant de commencer»). Si aucune coche n'apparaît à côté de la raison sociale dans la colonne Comptes associés, un ou plusieurs comptes doivent être mappés.
Remarque : Pour garantir la précision de vos rapports financiers, vous devriez mapper les comptes de toutes les filiales au compte de la société mère consolidée. L'assistant de consolidation vous laisse toutefois consolider une entreprise même si certains comptes ne sont pas mappés. Le programme vous rappellera de mapper les comptes restants, lorsque vous tenterez de produire un rapport.
Il identifie les soldes d'ouverture et les ajoute à la société mère consolidée. Il récupère également toutes les transactions de l'exercice en cours et ce jusqu'à la date de la dernière transaction.
À quel intervalle dois-je consolider?
Vous devriez effectuer la mise à jour votre entreprise consolidée dans le cadre de vos procédure de fin d'exercice. Toutefois, si vous souhaitez que vos enregistrements soient davantage actualisés, vous pouvez mettre à jour votre entreprise consolidée plus fréquemment.